eSocial  |  04-12-2017

eSocial: preparos necessários para quem começará a entrega em janeiro

Após muitos adiamentos e especulação sobre o assunto, o eSocial bate à porta das empresas. Como 2018 promete ser um ano de fortes emoções, é melhor se preparar desde já para atender às exigências desta nova obrigação acessória do que deixar para a última hora.

Segundo Sáttila Silva, gerente de Planejamento da LG lugar de gente, o primeiro ponto para ter sucesso é definir um “dono”. Projeto sem sponsor ou patrocinador já nasce morto. Ou seja, é fundamental ter uma pessoa ou um departamento responsável por atribuir recursos, fazer a ligação entre as áreas envolvidas e ser o principal ponto de apoio com a alta gestão. “Vale ressaltar que o dono do eSocial precisa mostrar a relevância do projeto para a presidência da companhia, deve conhecer bem os demais departamentos, ter potencial de argumentação e de encontrar recursos financeiros. É por isso que muitas companhias vêm apostando no RH”.

A profissional destaca ser importante entender o cenário vivenciado pela sua empresa, o que pode ter um início respondendo às seguintes perguntas:

As informações exigidas pelo projeto estão automatizadas e os sistemas que gerenciam esses dados estão atualizados com a última versão do leiaute?

Os processos de trabalho estão ajustados às exigências do eSocial?

A empresa possui mais de um fornecedor envolvido nos processos ligados ao eSocial? Se sim, as integrações necessárias entre esses fornecedores já foram mapeadas?

Como sua empresa fará a transmissão das informações para o ambiente do governo?

Seu fornecedor de software disponibilizará a mensageria? Ou será necessário procurar um novo fornecedor?

Será necessário contratar mais colaboradores para apoiar na adequação?

Os funcionários estão capacitados? Há necessidade de investir em treinamentos?

Sua empresa já possui certificado digital? Ele está atualizado?

De acordo com Sáttila, as respostas dessas questões vão dar um panorama dos gaps que precisam ser ajustados, antes do início do eSocial. “Outro ponto fundamental é realizar a qualificação cadastral de todos os seus funcionários. Caso haja inconsistência nos dados dos seus colaboradores, as obrigações prestadas não poderão ser enviadas ao governo. Desde 2016, é possível fazer a consulta em lote de cadastros dos funcionários, por meio do envio de um arquivo padronizado, conforme leiaute estabelecido no sistema. Vale lembrar que para realizar a busca é necessário ter o Certificado Digital”.
A infraestrutura também é parte fundamental do sucesso do projeto. Como está essa demanda na sua empresa hoje? Ela permite gerar as obrigações atuais com agilidade e segurança? Se a resposta foi não, é preciso acender o sinal de alerta! Com o eSocial, os problemas de entrega serão potencializados, já que as empresas terão que fazer envios quase que diariamente. Por isso, é fundamental que a companhia avalie sua infraestrutura, bem como o tempo que leva para processar as obrigações atuais, e já ajuste suas rotinas.

O ideal é aproveitar a liberação do ambiente de produção do eSocial para fazer esses testes de carga e performance. Assim, é possível identificar o tempo de processamento do servidor e eventuais necessidades de ajuste na infraestrutura, de forma que a empresa não tenha surpresas quando o projeto entrar em produção.

O sócio líder de Consultoria da Mazars Cabrera, Éder Mutinelli, acredita que o principal gargalo do eSocial está relacionado ao “saneamento de cadastro”, que, dentre outros, terá como objetivo corrigir todas as divergências entre as informações dos funcionários disponíveis nas empresas e àquelas nos bancos de dados das entidades governamentais de controles e administração de fundos e obrigações, como INSS, Receita Federal e Caixa Econômica Federal (CEF).

Éder alerta que o eSocial também vai exigir bastante da área de compliance, pois, ao padronizar, unificar e tornar digital o envio de informações ao governo, ele fará a empresa se “autodenunciar” caso incorra em qualquer infração de lei trabalhista e/ou previdenciária, já que tudo estará informatizado pelo novo sistema.