O seu condomínio está preparado para o e-Social? O novo sistema será obrigatório a partir de julho e traz algumas mudanças para a rotina dos síndicos. Os que deixarem para realizar as adequações na última hora certamente sentirão no bolso os efeitos da falta de planejamento.
Com a proposta de padronizar e unificar a transmissão, validação, armazenamento e distribuição das informações fiscais, trabalhistas e previdenciárias dos trabalhadores, o e-Social passa a ser obrigatório a todos os condomínios a partir do dia 1º de julho. O projeto do Governo Federal, instituído pelo Decreto n. 8.373 de 2014, e que envolve a Receita Federal, o Ministério do Trabalho, o INSS e a Caixa Econômica Federal, é a mais nova ferramenta de controle, no que se refere ao fiel cumprimento das obrigações legais, incidentes sobre a folha de pagamento.
De acordo com o contador Cristiano da Rosa, os síndicos devem ficar atentos às mudanças e questionar as administradoras ou escritórios de contabilidade, dependendo do caso, sobre o e-Social. “O programa vem para trazer uma grande modernização nas regras de envio dos documentos. E para que a implantação ocorra de forma tranquila, os síndicos e os contadores devem trabalhar em conjunto, a fim de que as informações relativas aos dados e funções dos funcionários, medicina ocupacional, afastamentos, atestados sejam prestadas em tempo hábil, evitando que o condomínio fique sujeito a multas e fiscalizações trabalhistas”, explica.
Responsável pela administração de sete condomínios em Florianópolis, com um total de 200 unidades e 10 funcionários diretos, o síndico profissional Vanderlei André Cima acredita que a mudança não é mais uma obrigação tributária acessória e sim uma nova forma de cumprir a legislação vigente, que irá refletir principalmente na mudança de práticas antigas. “Se o sistema funcionar da maneira que está previsto, será uma ferramenta importante para o condomínio se manter dentro do que a legislação trabalhista prevê. Ele automaticamente obriga que todo o procedimento da contratação seja feita de uma forma correta. Além disso, irá auxiliar na organização das informações, com a concentração de todos os dados dos colaboradores em uma única plataforma”, comenta.
Em todos os prédios que gerencia Vanderlei já começou o processo de adequação para o e-Social. “O sistema não é algo novo, então já tenho buscado trabalhar dentro do que é exigido. Com isso, a transição está sendo tranquila e sem grandes alterações no que já vinha sendo feito. Talvez a gente sinta alguma diferença quando fizer a primeira contratação com o sistema obrigatório. Mas, tendo um bom apoio da contabilidade, a chance de ter um problema vai ser bem pequena”, analisa.
Outro ponto destacado pelo contador Cristiano da Rosa e que merece atenção está nos registros retroativos. “As admissões, desligamentos e pagamentos de férias retroativos não poderão mais ser feitos. Se você deixar tudo isso para ser registrado depois, provavelmente terá que abrir a folha de pagamento do mês anterior e isso irá chamar a atenção. Ficará vulnerável à fiscalização por estar fazendo retificações”, comenta. Além disso, diversos documentos que atualmente são enviados para o Governo serão substituídos integralmente pelo e-Social. É o caso, por exemplo, da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), do Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED) e os documentos formais relativos a registros do empregado e de folha de pagamento, que passarão a ser gerados eletronicamente via sistema.
No condomínio Bem Te Vi, localizado no Sertão do Imaruim e com sete funcionários diretos, o síndico Murilo Pereira também está na fase inicial da transição, que compreende a verificação de toda a documentação do prédio e dos funcionários. “Acredito que o sistema venha para melhorar o lado do contratante, além de agilizar o acompanhamento dos encargos trabalhistas e a quantidade de empregos gerados pelo país. Com o e-Social não será possível a assinatura de carteira de trabalho retroativa e dessa forma a administração deverá ser sempre planejada cuidadosamente para não perder prazos e datas, assim como já praticamos com os nossos funcionários”, comenta.
Ele acrescenta ainda que o programa também poderá ajudar o trabalhador no período da aposentadoria ou, até mesmo, em casos de licença de saúde. “Devido a dados desencontrados, já vi situações em que foi uma dor de cabeça conseguir comprovar que o funcionário contribuía para a previdência. Dessa forma, o eSocial vem para unificar e facilitar o dia a dia de todos na área trabalhista”, afirma.
Multas que poderão ser geradas pelo atraso na prestação das informações
Admissão do trabalhador: A admissão deve ser enviada até o final do dia que antecede o início da prestação de serviço do trabalhador contratado. A falta de registro sujeita o empregador à multa prevista no artigo 47 da CLT, no valor de R$937,00 por empregado, dobrada por reincidência.
Alteração de dados cadastrais e contratuais: É responsabilidade do empregador informar as alterações existentes no contrato de trabalho e nos dados cadastrais do trabalhador durante a vigência do vínculo empregatício, como prevê o artigo 41, parágrafo único da CLT. O valor da multa por empregado é de R$ 402,54.
Atestado de Saúde Ocupacional (ASO): É necessária a realização dos seguintes exames médicos nos empregados: admissional, periódico, retorno ao trabalho, mudança de função e demissional. A não realização pode gerar multa que vai de R$ 402,53 a R$ 4.025,33, chegando ao valor máximo na reincidência, resistência ou simulação por parte da empresa.
Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT): O prazo de envio é até o primeiro dia útil seguinte à ocorrência do acidente ou imediatamente em caso de falecimento do trabalhador. Caso não aconteça, a multa pode variar entre o limite mínimo e o máximo do salário de contribuição, podendo dobrar de valor em caso de reincidência.
Afastamento temporário: Quando o colaborador se afasta (férias, auxílio-doença, licença-maternidade, dentre outros), isso impacta seus direitos trabalhistas e previdenciários e também suas obrigações tributárias. A falta dessa informação sujeita o contribuinte às sanções legais, especialmente a multa que pode variar de R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63.
Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS): Empresas que não fizerem o depósito, deixarem de computar parcela de remuneração ou efetuarem após notificação estarão sujeitas a multas que variam de R$ 10,64 a R$ 106,41 por empregado, podendo ser dobrado em caso de reincidência ou fraude.
Folha de pagamento: As empresas que deixarem de preparar e enviar o documento de acordo com os padrões e normas estabelecidas pelo projeto poderão ser penalizadas com multas a partir de R$ 1.812,87.
RAIS: A Relação Anual de Informações Sociais (RAIS), fundamentada no artigo 25 da Lei n. 7.998/90, será substituída pelo e-Social. Entretanto, caso as empresas não enviem esses dados ou façam a entrega fora do prazo, poderão ser penalizadas com multa no valor mínimo de R$ 425,64, acrescido de R$106,40 por bimestre de atraso. E o máximo pode chegar a R$ 42.564,00.
Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP): As empresas são obrigadas a fornecer informações aos empregados expostos a agente nocivos químicos, físicos e biológicos ou associação de agentes prejudiciais à saúde ou à integridade física. O valor da multa em caso de descumprimento varia entre R$ 1.812,87 a R$ 181.284,63, sendo determinada de acordo com a gravidade da situação.
Fonte: CondominioSC