Impacto do eSocial na segurança e medicina do trabalho

Também receberão periodicamente informativos sobre os funcionários que possuem direito à insalubridade, periculosidade e aposentadoria especial e suas justificativas técnicas.

É importante ressaltar que o eSocial não altera a legislação de Segurança e Saúde Ocupacional, mas é uma forma de verificar a prática destas legislações nas empresas. Pois, essa padronização possibilita uma checagem mais rápida e simples desses dados.

Os dados de Saúde e Segurança Ocupacional que deverão ser informados, englobam os seguintes:

S-1060:

Tabela do Ambiente de Trabalho

S-2210:

Comunicado de Acidente de Trabalho (CAT)

S-2230:

Afastamento Temporário (Licença Médica)

S-2220:

Monitoramento da Saúde do Trabalhador (ASO)

S-2240:

Condições Ambientais do Trabalho

S-2241:

Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial

Para que isso funcione é preciso que a contabilidade e a prestadora de medicina ocupacional trabalhem de maneira integrada para, assim, possibilitar o fornecimento desses dados.

A maioria das empresas, mantém a contabilidade e a medicina ocupacional terceirizadas, caberá ao contador, o envio das informações ocupacionais para o governo. As soluções digitais que estão a disposição para contabilidade são um auxílio durante essa mudança.

A obrigatoriedade, no que se refere à Medicina Ocupacional, acontece a partir de 1º de julho de 2018, para as empresas que faturam R$78 milhões ou mais. Para as outras empresas começa a valer a partir de 1º de janeiro de 2019.

 


eSocial: entenda como enviar os dados para o ambiente de homologação

Com a liberação do acesso ao ambiente de testes do eSocial, desde o dia 1º de agosto, surgiram dúvidas de empresas de todos os segmentos, em relação ao envio dos dados para o ambiente de homologação.

O período de testes permite que as empresas se preparem antes do envio obrigatório dos eventos – cuja primeira onda está programada para o dia 1º de janeiro de 2018. Muitos gestores têm nos questionado sobre o procedimento a ser executado no envio de dados e, por isso, resolvemos listar alguns esclarecimentos e orientações quanto a ambientação com termos e processos que irão utilizar no dia a dia. A ideia é ajudar os gestores a se acostumar com novos termos e processos que passarão a usar.

Lembre-se: O eSocial não disponibilizará ambiente de testes no formato web (com interface) como temos hoje no acesso do empregador doméstico. Para realização de testes, as empresas deverão utilizar sistemas próprios, que farão a comunicação com o eSocial via Web Service, conforme orientações para desenvolvedores na área de Produção Restrita.

Entenda o que fazer antes de enviar eventos:

1. Qualificação cadastral dos colaboradores: validar informações básicas (como CPF, PIS, Data de Nascimento e o Nome completo e correto dos colaboradores) vai evitar muitos problemas no momento da transição, sem contar que vai atualizar todos os dados do quadro de funcionários da empresa.

2. Saneamento da base de dados: os dados a serem enviados devem estar de acordo com a situação atual dos colaboradores e com as tabelas-padrões disponibilizadas pelo eSocial. Essa etapa deverá ser tratada de forma minuciosa, pois o envio de dados desatualizados ou inconsistentes poderá gerar problemas futuros.

Saiba quais eventos enviar primeiro:

1. S-1000: neste evento são fornecidas as informações do empregador/contribuinte/órgão público e nossa recomendação é que os demais eventos sejam enviados apenas após a validação deste.

2. Eventos iniciais e de tabelas: são aqueles responsáveis por informações que validarão os eventos periódicos e não periódicos, utilizados como base para compor informações dos outros eventos do eSocial, como o S-1010, S-1020, S-1030 e s-1050, entre outros.

Nesse momento, caso existam divergências entre a base de dados do cliente e o esperado pelo ambiente do governo, o usuário deverá providenciar os ajustes necessários antes de dar continuidade no processo de envio dos demais eventos.

3. S-2100: este evento refere-se ao Cadastramento Inicial do Vínculo e, com a publicação da versão 2.3 do eSocial, será substituído pelo evento S-2200 – Cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador. Enquanto a mudança não acontece, o ambiente do Governa segue validando o evento S-2100.

4. Demais eventos periódicos e não periódicos: uma vez que a base das informações já foi enviada e validada, todos os demais eventos periódicos e não periódicos, como o S-1200, S-1210, S-2206, S-2210, S-2230, entre outros, podem ser enviados.

5. S-1299: este evento tem por finalidade informar o encerramento da transmissão dos eventos periódicos em determinado período de apuração.

6. S-1295: este evento será liberado apenas na versão 2.3 do eSocial e foi criado como solução de contingência para o caso de a empresa não conseguir fazer o fechamento dos eventos periódicos por meio do S-1298, que deverá ser utilizado para reabrir um movimento de um período já encerrado.

7. Eventos totalizadores: após o envio dos eventos periódicos, ocorrem os eventos totalizadores S-5001, S-5002, S-5011, S-5012 que são os de retorno ao contribuinte e permitem a conferência de encargos.

A execução dessas etapas poderá ajudar no processo de envio dos eventos, mas cabe a cada gestor identificar as necessidades de acordo com a realidade existente.

Por isso, atenção:

1. Procure manter seu sistema sempre atualizado. Dessa forma, é possível garantir o preenchimento completo das informações e a geração correta dos dados a serem enviados nos eventos do eSocial.

2. O acesso ao eSocial poderá ocorrer via Certificado Digital (CD) – uma assinatura com validade jurídica que funciona como uma identidade virtual, permitindo a identificação segura e inequívoca do autor de uma mensagem ou transação feita em meios eletrônicos.

O CD pode ser solicitado no site das Autoridades Certificadoras e os tipos mais comercializados são o A1 (tem validade de um ano e é armazenado no computador) e o A3 (tem validade de até 5 anos, sendo armazenado em cartão ou token criptográfico). Para a emissão do CD, é necessário que um gestor da empresa solicitante vá pessoalmente a uma autoridade de Registro da Autoridade Certificadora para validar os dados preenchidos na solicitação.

Fonte: Administradores


As penalidades e multas previstas no eSocial

Contratações de funcionários não comunicadas no prazo correto, não realizar atualizações cadastrais e nos contratos de trabalho, deixar de realizar os exames médicos periódicos obrigatórios dos colaboradores, por exemplo, são apenas alguns descumprimentos que a partir de 2018 serão mais facilmente identificados pelo Fisco e irão doer no bolso das empresas, caso o empregador deixe de cumprir com as exigências da legislação.

Algumas questões incorrerão em penalidade e multas para as empresas que se adequarem às novas obrigações trabalhistas, entre elas, podemos citar:

Acidente de trabalho

Mesmo que o acidente de trabalho não tenha sido mais grave e exija o afastamento do colaborador, a empresa é responsável e obrigada a realizar a emissão da CAT (Comunicação de Acidente de Trabalho). Através do eSocial, tal comunicação deverá ser feita no prazo máximo de 1 dia útil a contar da data da ocorrência para os casos em que não houver vítimas e imediatamente quando tiver ocorrido o falecimento de algum colaborador. A multa prevista para o atraso na comunicação irá variar entre os limites mínimo e máximo do salário de contribuição, com previsão de pagamento do valor em dobro nos casos de reincidência.

Afastamentos temporários

Diversos casos culminam o afastamento temporário do colaborador por meio do INSS, inclusive casos como a ausência do trabalho em decorrência de férias, férias coletivas, maternidade, etc. Nestes casos, diante da ausência de informação por parte do empregador, as multas previstas variam de cerca de R$ 1.800,00 a até montantes que superam R$ 180.000,00.

Para que seja possível cumprir essas e as demais exigências da legislação que estão chegando com o eSocial, é fundamental que o cliente do escritório contábil passe a se comunicar com o Departamento Trabalhista e Previdenciário de forma prática, ágil e totalmente online.

Contratação de funcionários

A admissão de novos funcionários deverá ser informada no máximo até o dia anterior ao início dos trabalhos por parte do empregado. A multa para a não informação no prazo citado será de R$ R$ 402,53 a R$ 805,06 por empregado, sendo que o valor da multa aplicada irá dobrar quando ocorrer reincidência por parte do empregador.

Alterações cadastrais e no contrato de trabalho

O empregador será obrigado a informar toda alteração nos dados cadastrais e no contrato de trabalho do funcionário e, caso não o faça, será multado em valores entre R$ 201,27 e R$ 402,54.

Exames médicos periódicos

O empregador que deixar de realizar algum dos exames médicos obrigatórios para o empregado (admissional, periódico, alteração de função, demissional, etc.) poderá ser multado em valores que irão variar de R$ 402,53 a R$ 4.025,33.

Se a sua empresa ainda não começou a se adequar às exigências trazidas pelo eSocial é imprescindível que inicie o quanto antes. Isso porque, além de evitar multas, favorece a produtividade, organização e tempo para a empresa.

 


Maioria das empresas não estão preparadas para o eSocial. A sua empresa está?

Desde o dia 26 de junho, o eSocial, plataforma criada pelo governo para unificar o envio de informações trabalhistas, fiscais e previdenciárias dos trabalhadores, disponibilizou o acesso ao ambiente de testes para todas as empresas do país.

A fase tem como objetivo preparar o setor produtivo para o início da utilização obrigatória do sistema. Vale lembrar que esse processo terá início em 1° de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões anuais (mais de 15 mil empregadores) e a partir de 1° de julho de 2018 para todos os demais empregadores do país.

Porém, dados de uma pesquisa realizada pela Fenacon (Federação Nacional das Empresas de Serviços Contábeis e das Empresas de Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas) mostra que só 4,4% das empresas estão aptas para operar o novo sistema. De acordo com os resultados do levantamento, realizado com 1,33 mil empresas associadas, 42,9% das companhias sequer iniciaram a implantação do sistema.

Somente 29,1% iniciaram o processo e 23,7% afirmaram estar na fase intermediária. A maior parte das empresas que participaram da pesquisa entrará na lista de obrigatoriedade para operar o eSocial no início de julho do próximo ano. Para o diretor de educação e cultura da Fenacon, Hélio Donin os índices são preocupantes, mas que é necessário considerar que há pela frente quase um ano para a adaptação.

 Divulgação para utilização do eSocial

Desde o início de agosto, as empresas que desejarem, independentemente de estarem ou não obrigadas a partir de janeiro de 2018, podem simular o envio das informações trabalhistas para a plataforma. Mas a realidade é de que pouco mais de mil empresas estavam usando o sistema, ainda em fase de testes.

Para reverter esse quadro, aumentar a adesão ao uso da plataforma e alertar que o último cronograma de implantação do sistema será mantido, ou seja, com início em janeiro de 2018, o governo estuda realizar uma campanha de divulgação. Na opinião do diretor da Fenacon, a oportunidade de testar o ambiente do eSocial antes da efetiva entrada em vigor deve contribuir para a capacitação das empresas e para a melhora desses índices.

Entenda o objetivo do eSocial

O eSocial surgiu com a finalidade de unificar as informações trabalhistas relativas à contratação de empregados domésticos, permitindo que os empregadores entreguem uma única declaração eletrônica com todas as informações necessárias. Isso significa facilidade para os empresários e aumento do controle para o governo.

O que sua empresa precisa fazer para implantar o eSocial

Para começar a implantação, o primeiro passo é separar um tempo para ler todas as informações e todos os documentos oficiais que estiverem disponíveis no portal oficial do e-social. Ao fazer a leitura atenta, liste todas as obrigações que deverão ser informadas no sistema e distribua as tarefas de acordo com os setores da empresa, isso facilitará a organização.

Na sequência, providencie uma auditoria trabalhista para avaliar se os procedimentos seguidos pela sua empresa estão de acordo com a legislação e aproveite para estabelecer novas regras e estratégias que visem melhoria no controle e efetividade no cumprimento das normas.

A partir daí, comece a cadastrar todos os seus funcionários, inclusive os estagiários, e peça para que todos confiram os dados pessoais, para se certificar que não existem erros. Lembre-se de conferir se a tributação e enquadramento da empresa, de acordo com a atividade econômica, bem como os laudos referentes à saúde e segurança do trabalhador. Qualquer falha encontrada deve ser solucionada antes do prazo para que você não tenha problemas com os órgãos fiscalizadores. Para as adequações tenha o máximo de atenção e seja cauteloso.

Em resumo, a implantação do eSocial será um facilitador para a rotina da empresa e certamente vai reduzir o tempo gasto com as obrigações acessórias e é necessário que as empresas iniciam a implementação o quanto antes, inclusive para testar e aprender tudo sobre a plataforma.


Especialista apresenta vantagens do eSocial

Em palestra, intitulada ‘Sistema eSocial – Visão, Comprometimento e Segurança’, aos gestores do Tribunal de Justiça de Mato Grosso (TJMT) sobre o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, o eSocial, o especialista em Controles de Administração Pública e Internos de Gestão, consultor João Luiz Póvoa esclareceu informações sobre o Decreto Federal nº 8373/2014, que instituiu o sistema.

Principais vantagens do uso do eSocial

O uso do eSocial se tornará obrigatório às instituições públicas a partir de 1º de julho de 2018. Em palestra, João Póvoa explicou que a grande vantagem advinda do uso do sistema é a segurança administrativa, não só para o magistrado ordenador de despesas, mas também para os próprios servidores. “Ou seja, é saber o que está fazendo, conhecer o seu trabalho e não só fazer por fazer. É ter a tranquilidade de que estou fazendo o correto, dentro das conformidades tributárias e trabalhistas”, ressalta. O consultor, que foi auditor fiscal da Receita Federal, destaca ainda que a implantação do eSocial representa uma mudança de cultura e uma quebra de paradigmas. “Para a sociedade, o reflexo será um atendimento mais célere, além da maior transparência da administração pública”.

Impactos do uso do eSocial

De acordo com o consultor, um dos objetivos da palestra é apresentar os impactos que essa obrigação tributária acessória vem trazer a toda administração pública e às empresas privadas. Segundo ele, é uma mudança em termos de toda uma rotina, como prazos a serem cumpridos, informações sobre como admitir um servidor, como tratar o servidor em cada situação de movimentação, de afastamento, de mudança de função, de alteração de local de trabalho, os agentes físicos, químicos e biológicos que podem estar impactando no trabalho do servidor.

O palestrante também elogiou a postura do TJMT em se preocupar com a implantação do eSocial. “É muito válido o Tribunal se voltar e ter essa preocupação, porque mostra que não está na inércia, está mostrando ter atitude, e atitude neste momento que é importante. Atitude para não entrar no risco de ter surpresas com Tribunais de Contas e com o próprio Fisco, tanto trabalhista quanto fazendário e previdenciário. Então, o TJMT está de parabéns por entrar nessa missão de conformidade tributária”.

Confira o que outros especialistas dizem sobre o eSocial

De acordo com a diretora-geral do TJMT, Claudenice Deijany F. de Costa, a palestra foi promovida para fins de divulgação e conscientização dos gestores e servidores sobre o início da obrigatoriedade do uso do eSocial, em julho do ano que vem. “O nosso palestrante de hoje foi um auditor fiscal aposentado, uma pessoa de alta experiência na área e que já tem algumas empresas da administração pública no currículo, como Tribunal de Contas de Roraima e o Tribunal de Justiça do Rio de Janeiro. Para o TJMT, a implantação do eSocial é um desafio, porque estamos tendo que fazer toda uma análise e ajustamento do banco de dados cadastrais dos servidores, como férias, banco de horas, os próprios cadastros funcionais, tanto de servidores ativos como inativos”, revela.

Já o coordenador de Recursos Humanos do TJMT, Lusanil Egues da Cruz, enfatizou a importância da rotina de capacitação dos servidores para a implantação do eSocial. “Hoje os procedimentos da CRH precisam passar por mudanças nas questões dos fluxos de seus expedientes, em consonância com a política traçada pelo eSocial. Os servidores serão submetidos à capacitação e todas as rotinas e os procedimentos deverão ser mudados de forma clara e objetiva para que tenhamos uma informação mais precisa a ser passada ao governo federal. Os procedimentos têm que estar muito bem alinhados e planejados para que, ao fazer os encaminhamentos, não tenhamos problemas quando da cobrança dos órgãos superiores”.

Lusanil revelou ainda que no plano dos primeiros 120 dias de gestão a meta da CRH era fazer a entrega do planejamento do eSocial. “Isso já foi feito e agora estamos na execução. O cronograma vai ser definido na próxima semana após a entrega do relatório que está sendo feito pelo consultor. Na área de Recursos Humanos, o eSocial é o nosso carro-chefe, pois 84% do eSocial na instituição é responsabilidade da CRH. Por isso o trabalho em equipe é imprescindível. Temos uma equipe muito engajada e preparada. Todos estão estudando e empenhados fortemente na implantação do eSocial e sem eles é impossível ter sucesso nesse trabalho”.